こんにちは、ふぁいちです。
突然ですが皆様は、こんな経験ございませんか？
「このプロジェクトって、どこに向かっているんだ・・・？」
「今の進捗って何％くらい進んでいるんだろうか・・・？」
大掛かりなプロジェクトにせよ、小さな取り組みにせよ、チームで何かを行う際には「進捗管理」がマストになります。
その進捗管理が上手くできていないと、上記のような疑問を生じさせてしまうことになるのです。
ちなみに私は進捗管理を怠って地獄のような状況を生み出したことがあります。
今回はそんな激ヤバ経験も交えて、最強の進捗管理ツールである「みんなでガント」をご紹介させていただこうと思います。
チームの進捗管理は難しい？
急に「プロジェクトの進捗管理よろしく」とお願いをされたとき、皆様ならどう対応されますか？
ここでは、実際に私がある小さなプロジェクトの全体管理を任された際の流れをお話したいと思います・・・。
以下がプロジェクトを任された私が実際に行った流れになります。
- プロジェクト管理を任された
- 納期とメンバー構成を確認した
- 納期から逆算して作業を細分化した
- 細分化した作業にメンバーをアサインしていった
- 各メンバーに作業を開始してもらった
一見そこまで問題がなさそうに見えるかもしれませんが、
実はこのプロジェクト・・・
大失敗しました
混沌は進捗管理不足から始まる
先程ご紹介した『ある小さなプロジェクト』とは、『転職する先輩社員の送別会』というものでした。
そのため、会社としてなにか損害が出るとかクレームが入るとかそういった問題を孕んではいなかったのが自分にとっての唯一の救いでした。
とはいえ、お世話になった人の送別会を見事に混沌へと導いてしまったことは本当にショックでした。
では、なぜ失敗をしたのか？どのような結果が訪れたのか？について説明致します。
失敗した原因
これはもう単純で、
各作業の進捗状況をその他のメンバーに伝えていなかった
ということです。
「プレゼントを用意する」「店の予約をする」「参加者を募る」
などの並行して作業を行えるものであれば問題はないのですが・・・
「プレゼントを買うついでに色紙を購入する」→「色紙に寄せ書きを集める」
上記のような前後で別の作業が必要になるものは、進捗状況の管理・報告が必須です。
私はそれを怠ってしまいました・・。
私「色紙に寄せ書きは集まりましたか？」
メンバー「え？もう色紙手に入ったんですか？」
こんな状況がいくつも発生し、プロジェクトはどんどんと混沌へと向かっていくことになります。
その結果
結果として、全ての準備が終わる前に送別会当日を迎えてしまいました。
「やった」「やってない」が全く見えておらず、
予約したお店の場所を参加者が誰も知らないという最悪な状況にもなっていました。
最終的に経験豊富な先輩方のサポートによってなんとか実施はできたものの、計画したような素敵な送別会にはなりませんでした。
最強の進捗管理方法とは？
それでは、私はどうすれば良かったのか？を考えてみました。
その結果、
- 誰がいつまでに何をやるのか？
- 前後の作業どんなものがいつまでに行われるのか？
- それぞれの進捗状況はどれくらいなのか？
上記が全員に共有されている状況をしっかりと生み出すべきだったということがわかりました。
そこで進捗管理の最強ツールをご紹介致します。
それが『みんなでガント』です！
進捗管理に最適なガントチャートをクラウド上で各メンバーが内容の確認・アップデートをすることができる優れものです。
本ツールを用いることで、私が達成することができなかった「全員に進捗状況がしっかり伝わっている状態」を生み出す事ができます。
操作も直感的に行うことができますので、まずは以下のサンプルを見てみることをおすすめいたします！
まとめ
今回は私の激ヤバ体験を赤裸々に語りつつ、進捗管理に便利なツールをご紹介させて頂きました。
進捗管理を制するものはプロジェクトを制するということで、皆様も是非ともお試しください！
それでは、また次回の記事でお会いしましょう〜
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